Přihlásit se
Vyzkoušet zdarma
#StandWithUkraine

Technická specifikace a zabezpečení

Arnold je nástroj pro průzkum mezi zaměstnanci, který realizuje průzkumy prostřednictvím konverzačního chatbota.

Arnold vyvíjí společnost Alma Career Czechia s.r.o. se sídlem v Praze, Česká republika, IČO 26441381 (dále jen „Alma Career“). Arnold funguje v privátním cloudu a zákazníkům poskytuje software jako službu. Alma Career jako poskytovatel aplikačních služeb (ASP) zajišťuje nepřetržitý provoz.

Ochrana údajů

Základní informace

  • Zákazníky musí být podnikatelské nebo právnické osoby. Z pohledu GDPR je Alma Career zpracovatelem a zákazníci jsou správci.
  • Informace o rozsahu a typu zpracování údajů a další informace týkající se zpracování osobních údajů jsou uvedeny v Produktových podmínkách Arnold. Služby Arnold nelze poskytovat bez předchozího souhlasu s Produktovými podmínkami.

Komunikace

  • Arnold používá ke komunikaci s uživateli pracovní e-mailové adresy nebo telefonní čísla.
  • Pokud není možné použít pracovní e-mailové adresy a/nebo telefonní čísla, mohou zákazníci použít soukromé e-mailové adresy a/nebo telefonní čísla. Za tímto účelem musí od respondentů získat dobrovolný a informovaný souhlas, který musí být v případě potřeby možné prokázat.

Shromažďování údajů

  • O každém respondentovi průzkumu uchováváme tyto údaje: jméno, příjmení, e-mail a/nebo telefonní číslo, preferovaný způsob kontaktu, preferovaný jazyk, členství v týmu a role v organizační struktuře.
  • Každý vyplněný průzkum každého respondenta se uloží. Respondenti mohou odpovídat anonymně.
  • Arnold vytváří reporty. Reporty se vytvářejí z existujících údajů a jejich účelem je vytvořit shrnutí pro management.
  • V technických protokolech shromažďujeme také IP adresy příchozích požadavků.

Oddělení rolí

  • Pro přístup do administračního rozhraní Arnold (admin.arnold-robot.com) je vyžadováno uživatelské jméno a heslo.
    • V administračním rozhraní uživatelé vystupují jako administrátoři.
    • Administrační rozhraní je oddělené od rozhraní průzkumů.
  • Rozhraní průzkumu (talk.arnold-robot.com) používá individuálně generované přístupové odkazy založené na tokenech. Odkazy jsou distribuovány e-mailem, SMS zprávami nebo vytištěnými QR kódy.
    • V rozhraní průzkumu jsou uživatelé respondenty.

Interní omezení přístupu v Alma Career

  • Customer Care [40+] – přijímá požadavky zákazníků a zpracovává je (první úroveň). Na žádost zákazníka může vstoupit do jeho účtu Arnold a provádět požadavky na podporu.
    • Existuje jedna výjimka – pracovníci zákaznické péče nikdy nesmějí hromadně importovat seznamy zaměstnanců (= respondentů průzkumu).
  • Podpora [20+] – pracovníci technické podpory (druhá úroveň zpracovatelského řetězce)
  • Business [20+] – řešení funkčních požadavků na produkty, kampaně atd. (třetí úroveň)
  • Systémová administrace [10+] – údržba technických zdrojů (servery, zálohy…)

 

Výše popsané role musí (nebo potenciálně mohou) mít přístup k části nebo úplným uživatelským údajům. Orientační počty pracovníků mohou pomoci znázornit velikost týmů podpory s nevyhnutelným přístupem k osobním údajům. K uživatelským údajům může přistupovat pouze omezená skupina oprávněných pracovníků. Pokud jde o citlivé údaje, bezpečnostní opatření vždy zahrnují úplnou evidenci operací a činností spojených s identitou operátora.

Souhlasy a oprávněný zájem

  • Každý uživatel administračního rozhraní musí při prvním přihlášení souhlasit s podmínkami používání.
  • Respondenti jsou účastníky průzkumu na základě oprávněného zájmu zákazníků. Zákazníci mohou Arnold používat k získání užitečné zpětné vazby, která jim pomůže lépe řídit organizaci. Jednotlivé zaměstnance však lze z přijímání průzkumů kdykoli vyřadit.

Technická a bezpečnostní opatření

  • Minimální délka uživatelského hesla je 8 znaků. Heslo musí obsahovat alespoň 1 znak a 1 číslici. Uživatelská hesla se kontrolují oproti seznamu nežádoucích frází, jako je například „password“.
  • U vybraných zákazníků může být podle zvoleného programu aktivováno dvoufaktorové ověřování (2FA).
  • Pokud uživatel nepřetržitě třikrát zadá nesprávné heslo, aktivuje se mechanismus zablokování proti neoprávněnému přístupu. Přístup uživatele je na následujících 120 minut zakázán. Zámek přístupu lze zrušit pomocí funkce obnovení hesla nebo společností Alma Career.
  • Přístup uživatelů je poskytován pouze prostřednictvím šifrovaného připojení.
  • Neprodukční prostředí (vývoj/testování) je oddělené od produkčních údajů; údaje jsou fiktivní nebo anonymizované.
  • Činnosti relevantní z hlediska bezpečnosti v produkčních systémech jsou monitorovány, zaznamenávány a včas vyhodnocovány. Na vybraných stránkách, např. admin.arnold-robot.com, se zaznamenává také načtení každé zobrazené a navštívené stránky.
  • Arnold je průběžně vyvíjen a testován (z funkčního i bezpečnostního hlediska).
  • Aktualizace a opravy jsou vydávány několikrát týdně (nebo rychleji v případě závažných problémů).
  • Zpracování a ochrana uživatelských údajů je zajištěna v souladu s právními předpisy EU (GDPR).
  • Všechna zjištěná porušení ochrany osobních údajů jsou v rámci oznamovací povinnosti hlášena dozorovému úřadu i subjektu údajů (v souladu s GDPR).
  • Monitorování provozu probíhá nepřetržitě (24/7). Stav je kontrolován (a případné problémy jsou oznamovány) denně v době 07:00–22:00 CET.
  • Ke kontrole stavu se používají externí monitorovací služby spolu s interními systémy.
  • Všechny služby Alma Career využívají ochranu Flowguard DDOS.
  • Arnold podléhá penetračním testům.

Data při přenosu

  • Webový přístup umožňuje pouze připojení HTTPS (šifrovaná).
  • Podporovány jsou protokoly TLS 1.2 a 1.3.
  • Certifikát X509v3 SSL je podepsán důvěryhodnými certifikačními autoritami (akceptují jej všechny hlavní webové prohlížeče).
    • Klientský certifikát není vyžadován ani podporován.
  • Oddělení jednotlivých klientských relací je zajištěno mechanismem cookies.
  • Provoz produkčního systému v obou směrech je filtrován; pro interakci uživatelů je povoleno pouze HTTPS a pro údržbu/aktualizaci aplikace šifrovaný přístup (protokol SSH s autentizací pomocí klíče).

Data v bezpečí

Kód Arnolda běží v Docker container jako aplikace React postavená na zesílených operačních systémech Linux. Všechny komponenty bežia ve virtualizovaném prostředí (OpenStack) v cloudu AWS, aby byla zabezpečená vysoká dostupnost a možnosti obnovy. Data jsou uchovávána v databázích PostgreSQL. Data jsou průběžně synchronizována a zrcadlena na více místech; pravidelně se vytvářejí také zálohy. Zálohování probíhá podle definovaného plánu (retence je implicitně nastavena na 14 dní):

  • Zálohování transakčního protokolu probíhá průběžně (pro zajištění obnovy dat do 8 hodin od havárie)
  • Snapshoty cloudové platformy probíhají denně
  • Úplné zálohy dat probíhají týdně

 

Používá se víceúrovňový zálohovací systém:

  • Online replikace dat na více míst
  • Záloha samotného privátního cloudu
  • Interní zálohovací systémy.

Vývojový cyklus

  • Vývojová, integrační a testovací prostředí jsou plně virtualizovaná a fungují na platformě privátního cloudu. Prostředí jsou logicky oddělena (pomocí firewallů). Přístupová práva k jednotlivým prostředím se liší. Jinými slovy, produkční prostředí je od neprodukčních prostředí zcela oddělené (fyzicky).
  • Plánování, vývoj a testování všech aktualizací/nových vydání Arnold probíhá v rámci agilního vývoje (pracujeme v týdenních nebo dvoutýdenních sprintech SCRUM).
  • Před schválením změn funkčnosti se provádí několik kontrolních mechanismů včetně kontroly kódu, jednotkových testů, integračních testů, end-to-end testů a statické analýzy kódu.

Bezpečnostní zajištění

Na této stránce jsou uvedeny všechny hlavní principy, opatření a technická řešení používaná k bezpečnému vývoji a provozu Arnold a k ochraně osobních údajů uživatelů:

Na požádání poskytujeme obchodním partnerům podrobný popis bezpečnostních opatření Alma Career ve formátu definovaném normou ISO/IEC 27001.

Tato úroveň poskytování bezpečnostních informací třetím stranám je konečná (mimo Alma Career se neposkytují žádné další bezpečnostní informace, jako jsou protokoly z testů, interní bezpečnostní směrnice a pod.).

Kompatibilita a minimální požadavky

  • K používání služby Arnold potřebujete:
    • Administrátor
      • Přístup k internetu prostřednictvím osobního počítače
      • Pracovní e-mailovou adresu
      • Webový prohlížeč moderní generace: Firefox, Chrome, Edge, Safari (podporovány jsou poslední 2 hlavní verze)
    • Respondenti
      • Přístup k internetu (osobní počítač, tablet nebo mobilní telefon s webovým prohlížečem)
      • E-mailovou adresu nebo telefonní číslo pro obdržení pozvánkového odkazu.

Zákaznická péče a uživatelská podpora

  • Požadavky na podporu se shromažďují a registrují pomocí helpdesku a tým Customer Care je zpracovává v nejkratším možném čase během běžných pracovních dnů a hodin (pondělí–pátek, 08:00–17:00 CET).

Smluvní dokumentace

Všeobecné obchodní podmínky

Produktové podmínky Robot Arnold

Zpracování osobních údajů

Seznam dodavatelů/jiných zpracovatelů

Zásady ochrany osobních údajů

Před prvním průzkumem

Ve většině případů Arnold funguje hned na první pokus bez problémů. Přesto doporučujeme před prvním průzkumem provést několik kroků:

  • Arnold bude zaměstnancům/respondentům posílat e-maily (pozvánky ke konverzaci) z e-mailové adresy arnold@arnold-robot.com, případně z čísla SMS.
    • Pro Českou republiku je odesílatelem SMS číslo +420736352420. V případě příjemců mimo Českou republiku si číslo vyžádejte od naší podpory.
  • Provedli jsme opatření podle osvědčených postupů s cílem dosáhnout co nejvyšší doručitelnosti e-mailů. Abyste se ujistili, že e-maily nebudou považovány za SPAM, požádejte své IT oddělení, aby přidalo e-mailové adresy arnold@arnold-robot.com nebo celou doménu @arnold-robot.com mezi důvěryhodné zdroje.
  • Arnold využívá technologii WebSocket. Ve vzácných případech může být tato technologie zablokována IT oddělením. Ověření provedete otevřením testovací stránky Arnold a konverzací s Arnoldem po dobu alespoň 1 minuty. Pokud konverzace „zamrzne“, požádejte IT oddělení o odblokování WebSocketu.
  • Vyberte několik zaměstnanců a po prvním rozeslání e-mailů/SMS zkontrolujte kvalitu konverzací.

Z principu neposkytujeme jiné materiály ani podrobnější popis našich bezpečnostních opatření.

Alma Career – pověřenec pro ochranu osobních údajů na adrese dpo@almacareer.com

Tento dokument byl aktualizován 9. 9. 2026. V případě dotazů kontaktujte pověřence Alma Career pro ochranu osobních údajů na adrese dpo@almacareer.com.