Základní představení a funkce Arnolda

Základní představení a funkce Arnolda

Myšlenka konverzačního robota Arnolda se zrodila v roce 2017 na základě rozsáhlého výzkumu, v němž jsme si předsevzali zjistit, co HR manažery a ředitele organizací nejvíce trápí. Z průzkumu brzy začala výrazně vyčnívat oblast zaměstnaneckých průzkumů, kterou jsme si z našich profesních životů pamatovali jako nudnou, složitou a často zbytečnou. Oblast průzkumů mezi zaměstnanci byla tedy ideální volbou pro nové nápady a svěží, inovativní přístup. 

Tradiční průzkumy mají hned několik slabých míst:

  1. Příliš mnoho dat: Průzkumy se často se snaží sebrat velké množství dat najednou, jsou příliš dlouhé a mají globálně daný (a tedy ne pro všechny země stejně relevantní) obsah.  HR oddělení navíc často nemá ani dostatečnou flexibilitu ve výběru či úpravě obsahu dotazníku. 
  2. „Pomalé” reporty: Výsledky bývají zpracovávány externě a přichází po dlouhé době vesměs ve formě jediné těžkopádné prezentace, kterou nevidí zdaleka všichni lidé, pro které by byla přínosná.
  3. Anonymita: Průzkumy bývají nejčastěji zcela anonymní, a tudíž i méně akceschopné. Proto jim už také ani zaměstnanci ani manažeři nevěnují dostatečnou pozornost, a netknuté výsledky se roky kupí v šuplíku HR oddělení. 
  4. Dotazníky: I samotná forma zaklikávacího dotazníku (někdy dokonce jen na koleni přeloženého z jazyka centrály) je neosobní a nezajímavá a zaměstnanci průzkumy vyplňují (pokud vyplňují) jen proto, že musí. Návratnost je nízká a průzkum tedy v podstatě nevypovídající. 

To vše jsme chtěli změnit. Chtěli jsme vytvořit nástroj, který si zaměstnanci oblíbí a budou ho mít rádi, protože je šitý na míru právě jim. 

Arnolda někdy naši klienti představují jako nového kolegu – robota, se kterým se čas od času zaměstnanci potkají a prohodí pár slov na určité téma. Soustředí se krátce a intenzivně na jedno téma a nesnaží se jich jednou nebo dvakrát do roka nedokonale obsáhnout několik. Harmonogram konverzací si může každá společnost sama nastavit, ale nejčastěji Arnold konverzuje s lidmi jedenkrát či dvakrát měsíčně.

Reporting

Obrovskou změnu oproti tradičním průzkumům představuje Arnoldův reporting. Arnold totiž posílá z každého tématu přehledný, srozumitelný report, který za svůj tým či jinou organizační jednotku dostane každý manažer zvlášť. Má tedy v rukou na míru dělanou zpětnou vazbu, kterou může v podstatě ihned přetavit do akce a pružně reagovat na potřeby či frustrace svého týmu. Arnold ale nezapomíná ani na HR oddělení či nejužší vedení organizace, které mají jinou informační potřebu, a kterým tedy zasílá report s výsledky celé organizace či vyšších organizačních jednotek. Reporty se rozesílají ihned po sběru dat, není třeba na ně čekat.

Zapojením všech výše zmíněných pilířů vznikl smysluplný nástroj, který má reálný dopad na dění ve firmě a který není jen nutným zlem či odškrtnutým úkolem v kalendáři. Je nástrojem, který si zachovává agilitu, je ho možné zcela přizpůsobit potřebám firmy (např. vlastními konverzacemi), ale zároveň poskytuje pokročilou funkcionalitu jako sofistikovaný reporting, správu zaměstnanců, témat, chytrý anonymní mód či jazykové mutace. 

Jak tedy Arnold funguje?

Arnold získává strukturovanou zpětnou vazbu od zaměstnanců prostřednictvím krátkých, ale pravidelných konverzací na určité téma. Lidé od Arnolda dostávají pozvánky ke každému povídání buď na e-mail nebo prostřednictvím sms zprávy a konverzují s ním ve webovém prohlížeči. Jakmile je sběr dat ukončen, Arnold průzkum uzavře a vytvoří reporty pro jednotlivé manažery a HR oddělení.

Témata konverzací

Arnold má připravených a v praxi otestovaných asi třicet témat, která můžete ve Vaší organizaci okamžitě spustit. Najdete mezi nimi například Spokojenost, Konstruktivní zpětnou Vazbu, Autonomii, Práci z domu, Pracovní prostředí, a mnoho dalších.

Jednotlivá témata jsou napsána tak, aby netrvala déle než 5 minut a aby je zaměstnance bavilo vyplňovat. Jsou psaná opravdu jako přirozená konverzace – Arnold se ptá na různé otázky lidsky, přátelsky a srozumitelně, a zároveň na odpovědi zaměstnanců reaguje – ať už prostým poděkováním nebo třeba tím, že větví konverzaci na základě předchozích odpovědí – každý jeden zaměstnanec má tedy vlastní konverzaci na základě toho, jak v dané situaci odpověděl. Otázky jsou různé – se škálovatelnými odpověďmi, s prostorem pro dovysvětlení, komentář, a dávají tedy dostatek prostoru se na dané téma otevřeně vyjádřit.

Vlastní konverzace

Arnold obsahuje modul, v němž si v grafickém editoru můžete buď upravit stávající konverzaci přímo na míru Vaší organizaci (zde máme na mysli např. upravit vykání, tykání, přidat otázku, přidat možnosti odpovědí apod.) nebo napsat vlastní konverzaci zcela podle sebe. Můžete tak např. informovat zaměstnance o novém procesu nebo situaci v organizaci nebo řešit specifická témata jako bezpečnost práce na pracovišti. S tvorbou konverzace Vám zpočátku rádi pomohou Arnoldovi kolegové.

Chytrý anonymní mód

Jedna z věcí, která výrazně zvyšuje relevanci Arnoldových výstupů, je chytrý anonymní mód. Ve výchozím nastavení si totiž každý uživatel může sám zvolit, zda odpovídá anonymně nebo pod svým jménem. Můžou se tedy pod své názory a přesvědčení podepsat, ale přepnutí do anonymního módu je chrání, pokud se chtějí z nějakého důvodu svěřit anonymně. 

Report po každém průzkumu

Každý průzkum se nejčastěji po týdnu uzavře a Arnold na základě sebraných dat od zaměstnanců vytvoří individuální report pro každého týmového vedoucího zvlášť podle organizační jednotky, kterou vede. Manažeři tedy vidí svou část organizační struktury (pokud vedou týmů několik, vidí je všechny), vedení ji vidí celou a v podstatě okamžitě může odhalit problematické oblasti a začít pomáhat tam, kde je to potřeba. 

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.